В целях автоматического заполнения авансовых отчетов данными кассовых чеков реализована интеграция бухгалтерских приложений облачного сервиса "1С:Фреш" (1cfresh.com) с сервисом ФНС России, обеспечивающим проверку чеков ККТ. Данная возможность доступна в следующих приложениях облака "1С:Фреш":
- "1С:Бухгалтерия";
- "1С:Предприниматель";
- "1C:Бухгалтерия 8 СПЕЦ/КОРП";
- "1С:Садовод";
- "1С:Гаражи";
- "1С:Бухгалтерия некоммерческой организации";
- "1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП".
Также планируется предоставить ее пользователям приложений:
- "1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия", начиная с версии 3.0.145;
- "1C:Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ", начиная с версии 3.0.146.
Такая интеграция позволит автоматически заполнять авансовые отчеты и иные подобные документы данными кассовых чеков, подтверждающих покупки, сделанные подотчетными лицами.
С 2020 года функциональность автоматического заполнения авансовых отчетов кассовыми чеками подотчетных лиц доступна для пользователей "1С:БизнесСтарт" и хорошо себя зарекомендовала.
Для пользователей "1С:Фреш" новая функциональность в настоящее время будет бесплатной. Позднее планируется ввести плату за автоматическое заполнение документов (предварительно, при обработке до 200 чеков в квартал автоматическое заполнение останется бесплатным, далее – за плату).
Функциональные возможности
Часто возникают ситуации, когда сотрудники, покупая что-либо за подотчетные деньги, получают кассовые чеки, которые нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.
Пример 1. Бухгалтер-аутсорсер ведет учет предпринимателя (малого предприятия). Предприниматель (директор малого предприятия) регулярно приносит бухгалтеру пачку чеков за свои поездки или покупки, а бухгалтер включает эти расходы в налоговые декларации предпринимателя.
Пример 2. Сотрудники предприятия регулярно делают покупки для бизнеса в розничных магазинах, ездят в командировки, заправляются на АЗС без использования топливных карт и предоставляют чеки в бухгалтерию для подготовки авансового отчета или путевого листа.
До появления новой функциональности бухгалтеры вручную вводили в авансовые отчеты данные этих чеков. Это могло привести к ошибкам:
- неверным реквизитам документов;
- неправильным сведениям о покупке;
- двойному отражению в учете.
Кроме того, ручной ввод провоцировал бухгалтера сокращать вносимые данные – не вводить детально состав приобретенных товаров или услуг, что могло привести к претензиям налоговых органов при выездной проверке или истребовании первичных документов.
Теперь приложения в облаке "1С:Фреш" (1Cfresh.com) дают возможность по QR-коду, напечатанному на чеке, получить из ФНС реквизиты чека и его детальный товарный состав.
Использование этой возможности в облаке "1С:Фреш" позволит:
- снизить налоговые риски некорректного отражения в учете расходов, осуществляемых сотрудниками за подотчетные деньги;
- повысить уровень автоматизации при подготовке авансовых отчетов, так как по прочитанным данным приложение "1С" позволяет автоматически заполнить авансовый отчет сотрудника;
- работать только с надежными данными, проверенными ФНС.
В письме ФНС РФ № АБ-4-20/4292 разъясняется, что кассовый чек может храниться исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе.
Все QR-коды обработанных чеков сохраняются в сервисе "1С:Фреш", по ним кассовые чеки могут быть найдены и получены в мобильном приложении "Проверка чеков ФНС России", а значит, будут являться документами, подтверждающими расходы.
Порядок подключения и работы
- Пользователю необходимо зайти в приложение в облаке "1С:Фреш" и получить код доступа для мобильного приложения:
- для простого интерфейса – меню "Настройки – 1С:Сканер чеков";
- для полного интерфейса – "Главное – 1С:Сканер чеков".
Внимание! Партнерам не требуется вводить новый тариф, также не нужно что-либо настраивать в программе.
С 08.12.2023 пользователи, которые работают или планируют начать работу в указанных выше приложениях "1С:Фреш", могут воспользоваться возможностями интеграции бесплатно при наличии действующей подписки. Возможность недоступна в тарифах "1С:Нулевка", "1С:Электронная трудовая книжка".
На данный момент пользователи локальных версий приложений, установленных на компьютере пользователя ("коробочных" или электронных поставок программы), а также пользователи других облачных сервисов на базе программы "1С Бухгалтерия 8" могут воспользоваться автоматическим заполнением авансовых отчетов, перейдя к работе в облачном сервисе "1С:Фреш" (1CFresh.com). Пользователи с действующим договором 1С:ИТС/КП ПРОФ могут сделать это без дополнительной оплаты в течение срока действия договора – просим обращаться к обслуживающему партнеру "1С".
Также пользователи локальных версий уже сейчас могут получить аналогичную функциональность, подключив "Сервис распознавания документов" (https://ocr.1c.ai).
Поддержка пользователей
Методическую поддержку пользователей в сервисе выполняет партнер "1С", который является обслуживающей организацией пользователя. Линия консультаций сервиса фирмы "1С" принимает обращения, связанные с доступностью сервиса, в режиме 24/7.
